Montag, 07. Mai 2012

Die nahezu papierlose Antragsbearbeitung hat erste Priorität – tops.net realisiert Projekt des DVV

Als der Deutsche Volkshochschul-Verband (DVV) an tops.net herantrat, war die Aufgabenstellung klar umrissen: Es sollte eine Plattform entwickelt werden, mit der die rund 1.000 Volkshochschulen im Land in Zukunft ihre Anträge auf Fördermittel aus dem Kinder- und Jugendplan des Bundes elektronisch erfassen und komplett bearbeiten können.

Der DVV bearbeitet alle VHS-Anträge für Zuschüsse zur politischen Jugendbildung und reicht sie gesammelt an das Bundesjugendministerium (BMFSFJ) ein. Nur auf diesem Weg können die Volkshochschulen die vom Bund bereitgestellten Fördermittel abrufen. Das sind immerhin über 200 Anträge pro Jahr, die geprüft, bearbeitet, eingereicht und abgerechnet werden müssen. Die Bearbeitung erfolgte bis Ende 2011 ausschließlich auf dem Postweg. War ein Antrag fehlerhaft, so erfolgte eine mühsame Abstimmung mit der jeweiligen VHS, bis alle formalen und inhaltlichen Kriterien erfüllt waren.

Mit der neuen Plattform hat sich der Bearbeitungsaufwand auf ein Minimum reduziert: Jetzt erfasst die einzelne VHS alle Anträge im System. Im nächsten Schritt prüft der DVV und gibt Änderungshinweise. Sobald der Antrag formal richtig gestellt ist, wird er ausgedruckt und an das Ministerium geschickt. Auch die Abrechnung gestaltet sich mit dem neuen System jetzt weitaus einfacher: Die Plattform ist so aufgebaut, dass das System gleich bei der Eingabe prüft, ob die Felder formal richtig ausgefüllt werden. Die so eingereichten Abrechnungen müssen selbstverständlich nach wie vor noch einmal „per Hand“ gecheckt werden, aber die Fehlerquote ist äußerst gering.